「提出期限の設定」と「いつ提出するか」について＜その壱＞「提出期限の設定」

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こんにちは。しろこです。

『一人総務の秘書的仕事術』第2話はこちら↓

【「提出期限の設定」と「いつ提出するか」について＜その壱＞「提出期限の設定」について】

です！

いろんなケースが考えられるので、それぞれ説明したいと思います^^

どんな仕事にもついて回るであろう「提出期限」。いわゆる「締切」ってやつです。「締切」と聞くだけで胃のあたりがキュッとなる方もいらっしゃることでしょう（汗）

事務の人にとって、研究室内で提出期限を設ける書類は主に3つ。

①名前や住所など、すぐ分かることを書くだけの書類
②扶養控除等申告書や保険料控除申告書など、情報を集める必要がある書類
③報告書、調査書、業績一覧表など、別格の書類

①のような書類は、まず総務課から各研究室の秘書に束で渡されます。つまり、

ということです。

では、
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書類を受け取ってみんなに配布した日：6/1（月）
総務課への提出期限：6/19（金）
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と仮定しましょう。

あなたは研究室内の提出期限をいつに設定しますか？また、なぜその日に設定しようと思いましたか？

シンキングタ～イム♪

（ピ、ピ、ピ、ブー）

シンキングタイム終了～

私なら、6/5（金）に設定します（個人的にはそれでも遅いぐらいですが・・・）。

なぜか。

「名前や住所など、すぐ分かることを書くだけの書類」だからです。

どんなに「とめ」や「はらい」に全神経を集中させて一字一字丁寧に書いたとしても、5分あれば十分です。神経を集中させなければ1分で書けます。そんな書類を1週間経っても出してこない人は、どれだけ待っても出してきません（この手の書類を一番に提出してくれるのは、たいてい一番忙しい人です）。

6/5の朝の時点で未提出者に催促して、

とヌケヌケと言われても、決してビンタしてはいけません。総務課への提出期限まで2週間もあるので、書類の再発行や再調達は十分可能です。

では「②扶養控除等申告書や保険料控除申告書など、情報を集める必要がある書類」の場合はいかがでしょう。

こちらも同じく
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みんなに配布した日：6/1（月）
総務課への提出期限：6/19（金）
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と仮定します（書類例と時期があってないぞー！というツッコミはご遠慮ください）。

私なら、一応6/12（金）にします。

なぜ「一応」か。

「申告するものがある人」と「申告するものがない人」の両方がいるからです。

後者の場合は①と同じ状況です。さっさと出せ。前者の場合は、情報（や必要書類）を集めてもらわなければいけません。

お子さんの在学証明書とか、
奥さんの給与見込証明書とか、
保険料支払証明書とか、

発行を依頼して2週間強あれば、たいてい手元に届くと思います。ただ、発行までに時間がかかる書類もあることを想定して、提出期限を周知するときに「間に合わない書類がある場合は、何の書類が間に合わないか、いつ頃入手できそうかが分かり次第ご連絡ください」と一言付け加えておきます。

これで「いつになったら提出してくれるんだろう・・・」という自分のやきもき度合いが下がります。
総務課に提出するときは、「誰の何の書類が間に合わないか」と「提出予定」を伝えましょう。これで総務課の人のやきもき度合いも下がります(￣ー￣)ｂ

では最後に「③報告書、調査書、業績一覧表など、別格の書類」の場合。

こちらも
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みんなに周知した日：6/1（月）
総務課への提出期限：6/19（金）
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としますね。

これはもう、6/18とか6/19の正午にしていいと思います（総務課の人も、期限までに揃わないことを見越して本当の提出期限より早めの期限に設定してますから）。

ただし、念のため6/15（月）になっても提出がなかった場合はリマインドしましょう。

ちゃんと期限を覚えていて、その時点で作成中の人はいいんです。でも、たまにいるんですよ、完っ全に忘れてる人が・・・。こっちがビビるわ。

ま、1週間あればなんとかなるでしょう。いや、なんとかしてもらいましょう。

・・・と、「提出期限の設定」についてはこのような感じでしょうか。

いかがですか？

どちらの方もいらっしゃいますかね^^

対象者が少ない場合は、たかだか期限の設定ひとつにいろいろ考えなくてもいいんですが、対象者が多いといろんな人がいるんです。時間に対する考え方って、ほんと千差万別ですから。。（皆さんの周りにもいませんか、常に5分前行動の人と、常に遅れて来る人(- _-)）

次回は【「提出期限の設定」と「いつ提出するか」について＜その弐＞「いつ提出するか」】

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上司から指示を受けた日：7/1（水）
上司への提出期限：7/10（金）
指示内容：プレゼン資料の作成（プレゼンするのはあなた）
プレゼン日：7/13（月）
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と仮定してみていきたいと思います！さあ、あなたならいつ提出しますか？